Registro e Tratamento de Não Conformidades Identificadas na Fase Pré-Analítica

 Registro e Tratamento de Não Conformidades
Identificadas na Fase Pré-Analítica

A fase pré-analítica é uma das etapas mais sensíveis do processo laboratorial, abrangendo desde a solicitação do exame até o início da análise da amostra. Erros cometidos nesse período são responsáveis por até 70% das falhas em laboratórios de análises clínicas, segundo estudos científicos na área. Diante dessa realidade, o registro e o tratamento de não conformidades na fase pré-analítica tornam-se práticas indispensáveis para assegurar a qualidade dos resultados, garantir a segurança do paciente e fomentar a melhoria contínua dos serviços laboratoriais.

Narrativamente, podemos imaginar o caso de um paciente que chega ao laboratório para a realização de exames de rotina. No momento da coleta, o frasco correto não é utilizado e a amostra acaba sendo rejeitada pelo setor técnico. Ao invés de apenas repetir a coleta, o laboratório decide registrar a ocorrência, identificar as causas do erro e propor ações preventivas. Esse simples episódio ilustra o impacto positivo de uma cultura voltada para o gerenciamento de não conformidades. O erro, quando devidamente tratado, torna-se uma oportunidade de aprendizado e fortalecimento do processo.

Do ponto de vista científico e pedagógico, o registro das não conformidades pré-analíticas deve ser sistemático, detalhado e padronizado. Cada ocorrência precisa ser documentada com informações claras, como data, hora, tipo de erro, setor envolvido, colaborador responsável e possíveis causas identificadas. Entre os tipos mais comuns de não conformidades nesta fase estão a identificação incorreta de pacientes, coleta inadequada, armazenamento impróprio, uso de frascos incorretos e amostras hemolisadas ou coaguladas. O objetivo não é punir os envolvidos, mas identificar falhas no processo e propor melhorias sustentáveis.

Argumentativamente, o tratamento das não conformidades é um passo tão importante quanto o seu registro. Após a identificação do erro, é essencial realizar uma análise crítica que permita compreender suas causas raízes. Ferramentas da qualidade como o Diagrama de Ishikawa, os 5 Porquês e a Análise de Risco são frequentemente utilizadas para esse fim. A partir dessa análise, devem ser definidas ações corretivas (para resolver o problema imediato) e ações preventivas (para evitar a repetição da falha). Esse ciclo de identificação, análise, ação e reavaliação forma a base de um sistema eficaz de gestão da qualidade.

Além disso, o envolvimento da equipe é crucial para o sucesso desse processo. A educação continuada, baseada em casos reais de não conformidade, tem papel pedagógico fundamental na formação de uma equipe mais atenta, crítica e comprometida com a qualidade. Ao analisar coletivamente os erros ocorridos, os profissionais passam a entender melhor os riscos do seu trabalho e desenvolvem senso de responsabilidade compartilhada. Essa abordagem educativa promove uma mudança de cultura, na qual o erro é compreendido como parte de um sistema que pode ser aperfeiçoado — e não como uma falha individual isolada.

Entretanto, para que esse sistema funcione de forma eficaz, é necessário que o laboratório disponha de ferramentas adequadas de registro, como planilhas padronizadas ou sistemas informatizados, além de uma política clara de gestão da qualidade. A liderança da instituição deve incentivar a notificação de não conformidades sem punição e assegurar que as ações propostas sejam efetivamente implementadas e monitoradas.

O registro e o tratamento de não conformidades na fase pré-analítica são práticas indispensáveis para garantir a qualidade dos serviços prestados pelos laboratórios de análises clínicas. Mais do que simples obrigações administrativas, essas ações refletem o compromisso da instituição com a segurança do paciente, a confiabilidade dos resultados e a valorização do conhecimento técnico e humano. Quando integradas à rotina e à cultura organizacional, tornam-se ferramentas poderosas de transformação, aprendizado e excelência.